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La epidemia de coronavirus está suponiendo un experimento para desarrollar el teletrabajo.
Javier Ricou
Seguir una rutina, marcarse un horario, quitarse el pijama, organizarse en las tareas, elegir bien el escenario, programar descansos…Estas son algunas de las reglas de obligado cumplimiento si se quiere triunfar con el teletrabajo, una modalidad laboral hoy más de moda que nunca y a la que puede que tengan que recurrir muchas empresas en breve si el coronavirus se cuela en sus oficinas.
Trabajo en casa, teletrabajo, actividad laboral en remoto… son conceptos repetidos estas últimas semanas con una insistencia que aumenta conforme se decretan nuevas órdenes de cuarentena o se incrementan los casos de autoaislamiento (obligados o voluntarios) para frenar la expansión del Covid-19.
Muchas de los trabajadores que en los próximos días podrían cambiar sus oficinas por sus casas lo harán sin estar enfermas (son las se someten a esa autovigilancia por haber estado en contacto con personas que han dado positivo al virus) o presentarán –lo que ocurre en un alto porcentaje de contagiados por el Covid-19– cuadros muy leves que, en principio, les permitirían poder seguir trabajando desde su domicilio.
El teletrabajo se apunta por lo tanto en estos momentos de alerta sanitaria, tal y como recalcó el lunes el ministro de Sanidad, Salvador Illa, como una de las mejores recetas (nadie atina aún a prever la evolución del coronavirus) para prevenir males mayores en empresas, cuyas plantillas podrían quedar muy mermadas de un día para otro si el Covid-19 se propaga entre sus empleados.
“Y en la situación actual, en que se están cerrando centros educativos, el teletrabajo cumpliría además una función social porque permitiría a muchas familias atender a sus hijos y mantener su actividad laboral sin moverse de casa”, apunta Eva Rimbau, experta en trabajo flexible y profesora de los Estudios de Economía y Empresa en la Universitat Oberta de Catalunya (UOC).
España tiene una de las cotas más bajas en teletrabajo de Europa, así que muchos empleados no están preparados para rendir en casa igual que lo harían en l a oficina
Pero hay un problema. Aunque ahora todos, autoridades y empresarios, se apresuren a loar los beneficios del teletrabajo la realidad es que en España siguen ganando por aplastante mayoría las firmas o compañías (incluso aquellos negocios que permitirían el trabajo remoto) que funcionan con una estructura laboral tradicional: la del trabajador presente en la oficina.
“España es uno de los países de Europa con una de las tasas más bajas de teletrabajo, lo que no deja de ser escandaloso”, considera Rimbau. Según datos del INE, solamente un 7,5% de los ocupados trabajan desde sus hogares al menos ocasionalmente. En contraste, la cifra supera el 30% en Holanda, Suecia, Finlandia e Islandia.
Y augura esta profesora de Economía: “Va a ser muy complicado que esas empresas que siempre han apostado por el trabajador presencial puedan ahora implantar con urgencia y éxito este modelo que traslada la oficina a casa”.
Conseguir una productividad aceptable entre aquellas personas que nunca han trabajado desde su casa se apunta, asimismo, complicado si estos empleados son obligados de un día para otro por sus empresas a pasarse al teletrabajo sin haberlos preparado previamente para ello.
Trabajar en casa sólo es factible, por supuesto, en aquellos trabajos que pueden realizarse a través de internet, con videoconferencias o llamadas telefónicas. El teletrabajo de nada sirve para empleados de sectores como la hostelería, el comercio, el mantenimiento u otros oficios que requieren la presencia del trabajador. Y ahí hay muchos autónomos, que poco o nada podrán hacer por su negocio si se ven obligados a permanecer en sus casas.
El problema más común entre las personas que prueban por primera vez el teletrabajo se plantea cuando hay que fijar un horario. Pensar que se tiene todo el día para realizar las tareas es un error. Si no hay rutina pueden pasar dos cosas: que no se cumpla con las tareas encomendadas o que se acabe trabajando muchas más horas que en la oficina. Así que hay que marcarse un horario y cumplirlo a rajatabla. De lo que se trata es de crear un hábito.
Y evitar las distracciones.”Cierra todas las redes sociales excepto las que uses para trabajar, si es necesario deja el móvil en otra habitación”, recomienda Eva Rimbau.
Hay que delimitar muy bien el lugar elegido para trabajar dentro de casa. Lo ideal, si no se dispone de despacho, es habilitar una dependencia con los máximos elementos o accesorios parecidos a los de una oficina. Y dejar claro, si viven más personas en esa casa, que eso es un despacho, para que no haya interrupciones.
Los expertos en el tema consideran un error garrafal, si lo que se busca es productividad, trabajar tumbado en la cama (una tentación casi irresistible al principio) o en el comedor con la televisión encendida.
La elección del escenario dentro de casa para teletrabajar resulta crucial en aras a garantizar la productividad.
“Teletrabajar no es sentarse en el sofá de casa con el portátil en el regazo, ya que ese es un entorno habitual de ocio y relajación. Es necesario tener un lugar para trabajar, aunque sea en la mesa de la cocina, para distinguirlo del contexto de ocio. Procura que la mesa y la silla cumplan las mínimas condiciones ergonómicas necesarias, y que tengas luz natural, pero que no dé directamente sobre la pantalla”, aconseja Rimbau.
En casa no hay jefes. Así que el teletrabajador es su propio supervisor. La organización y marcarse tiempos para las diferentes tareas, cuando no hay conexión telemática permanente con la empresa, resulta crucial. El hecho de que nadie presione directamente, ni haya compañeros o jefes observando, no es excusa para relajarse y dejar para mañana lo que en la oficina se cerraría hoy. Todo es cuestión de autodisciplina.
El pijama está prohibido en el teletrabajo. Vestir con esa prenda todo el día se desaconseja. Hay que buscar un cambio de chip cuando se abandona, por ejemplo, la cocina o el salón para sentarse frente al ordenador en la dependencia reconvertida en oficina. Tampoco hace falta vestirse con traje y corbata, pero lo ideal para conseguir un hábito y entrar en una rutina es despojarse del pijama (para que se vaya también la pereza) y vestirse con otras prendas “de calle”, aunque sean más cómodas o informales que las que llevaríamos en la oficina. La sensación de trabajo y responsabilidad aumentará con la vestimenta adecuada.
“Igual que sentarte en el sofá te puede hacer sentirte demasiado relajado, trabajar en pijama dificulta el ponerte en ‘modo trabajo’.Hay que vestir de modo cómodo pero presentable, como si fueras a tener una videoconferencia”, indica esta profesora experta en trabajo flexible de la UOC.
El teletrabajo bien programado y con los medios adecuados suele comportar un incremento de la concentración. En casa, cuando las cosas se hacen bien, hay menos distracciones que en una oficina, donde se producen movimientos continuos de compañeros o situaciones que interrumpen la atención en la tarea encomendada.
“Estar todo el día sentado delante del ordenador es muy negativo para la salud y genera mayor cansancio” recalca Rimbau. Así que recomienda, cuando se trabaja en casa, poner en práctica la “técnica pomodoro”. “Es muy útil y favorece la productividad”, afirma.
Una de las ventajas de trabajar en casa es que se pueden hacer paros periódicos para relajarse
¿En qué consiste? “Programa un temporizador 25 minutos durante los que se trabaja de forma centrada en una tarea; cuando acaba se programan 5 minutos de descanso para levantarse, hacer algún ejercicio o estiramiento o incluso alguna tarea doméstica corta, y vuelta a empezar. Levantarse y andar por casa cuando se habla por teléfono también es una buena práctica en este sentido”, responde esta profesora de la UOC.
La ventaja de estar en casa es que esos paros pueden programarse sin estar pendiente –como ocurre en la oficina– de lo que puedan pensar el jefe o restos de compañeros.
La lista de aplicaciones para hacer más llevadero ese trabajo en casa es interminable. Existen programas que permiten fijar plazos para las tareas y que integran calendarios, citas para llamadas o reuniones o alarmas para no dejarse nada en el tintero; otros que oscurecen la pantalla del ordenador para mantener la atención enfocada. Hay, asimismo, herramientas que bloquean aplicaciones del teléfono que pueden distraer.
Aunque lo que realmente funciona, y muy bien, entre las empresas que hace ya tiempo apuestan por el teletrabajo son los programas que mantienen conectado telemáticamente al empleado con la actividad del resto de compañeros que siguen sentados en las mesas de la oficina.
En las últimas horas, vista la expansión del coronavirus, son diversos los mensajes que llegan desde el propio Gobierno animando a las empresas que pueden permitirse el teletrabajo para que empiecen a envíar a casa al máximo número de trabajadores.
Pero no todo es tan fácil, alerta Eva Riambau, “El teletrabajo de emergencia ante una alerta sanitaria siempre será costoso y probablemente no dará los resultados esperados”, afirma la profesora de economía. Su consejo es que “las empresas empiecen ya a planificar el cambio de modelo” antes que esa “llamada general al teletrabajo” pase de recomendación a necesidad si se quiere mantener la actividad en los negocios.
Eva Rimbau
Experta en trabajo flexible y profesora de la UOC
Lo que más preocupa a esta profesora de Economía de la UOC es que la emergencia propiciada por la actual alerta sanitaria en el entorno laboral “obligue a muchas personas a teletrabajar por la fuerza en las condiciones menos óptimas para la productividad”.
Y aunque el teletrabajo puede ser como un regalo para aquellas personas que ahora tienen a sus niños en casa por el cierre de escuelas, “la presencia de esos pequeños en casa hará más difícil concentrarse que cuando los hijos están en clase”.
En esta situación de emergencia de teletrabajo chocan, por lo tanto, dos mundos. “En términos de productividad tiene muchos números de arrojar resultados negativos por el desconocimiento de ese modelo en la mayoría de empresas, pero a nivel social el experimento puede aportar muchas ventajas”, apunta Rimbau.
El temor de esta defensora del trabajo flexible es que, pasada esta alerta, muchas empresas sigan pensando, por culpa de una mala implantación del teletrabajo en estos momentos de emergencia, que ese modelo ni funciona ni les interesa.
“Y es que en España –concluye esta profesora de la UOC– se siguen valorando las horas de presencia del trabajador en la empresa como muestra de su compromiso, en vez de los resultados que obtiene”. Y además –continúa– como el teletrabajo actualmente se realiza de modo poco habitual, no se proporcionan los medios ni se establecen los canales comunicativos para facilitar la productividad de los teletrabajadores, lo que redunda en la visión de que ‘el teletrabajo no es productivo’, cuando en realidad lo que ocurre es que no se le dotan de las herramientas necesarias”.
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